Cette politique explique comment les données personnelles peuvent être recueillies, utilisées, conservées, communiquées et protégées lors de la consultation de polvaken.com, de la création d’un compte ou de l’utilisation des services liés à un achat.
Elle concerne les visiteurs, les titulaires d’un compte et les consommateurs qui passent une commande, effectuent un paiement, reçoivent des articles ou sollicitent une annulation, un retour, un remboursement, une garantie légale ou le service client.
1. Responsable du traitement et contact
Les traitements décrits dans cette politique sont réalisés sous la responsabilité de l’exploitant de polvaken.com, qui en détermine les finalités et les modalités.
Les questions relatives aux données personnelles peuvent être adressées aux coordonnées suivantes.
Adresse de contact : 8004 W Virginia Dr #805, Dallas, TX 75237, États-Unis.
Téléphone : +1 (214) 654-8756.
Adresse électronique : contact@polvaken.com.
Le service client est disponible du lundi au vendredi de 09:00 à 18:00 et le samedi de 09:00 à 16:00, selon l’heure de France métropolitaine, CET ou CEST suivant la saison.
2. Catégories de données concernées
Les données traitées dépendent des fonctionnalités utilisées, des informations communiquées et des démarches effectuées.
2.1 Identité et coordonnées
Les informations peuvent comprendre le nom, les adresses de facturation et de livraison, l’adresse électronique, le téléphone, les coordonnées du destinataire et les autres renseignements de contact volontairement transmis.
2.2 Informations du compte
Lorsqu’un compte est créé, les données peuvent concerner les identifiants de connexion, les adresses enregistrées, l’historique des commandes, les préférences et les événements liés à la sécurité du compte.
Les contenus du panier ou d’une liste de souhaits peuvent également être associés au compte lorsque ces fonctions sont disponibles.
Les mots de passe doivent être protégés par des mécanismes techniques appropriés et ne sont pas destinés à être consultés en clair par le service client.
2.3 Commandes et transactions
Les données peuvent inclure le numéro et la date de commande, les articles et quantités, les prix, les frais de livraison, le total payé, les statuts de commande et de paiement ainsi que les documents de facturation.
Les annulations, retours, échanges, remboursements et communications liés à la transaction peuvent également être enregistrés.
2.4 Paiement
Pour suivre un paiement ou réaliser un remboursement, des informations limitées peuvent être traitées : moyen de paiement, référence de transaction, résultat de l’autorisation, statut du paiement, données de carte masquées, pays d’émission et résultats de vérifications antifraude.
Les réseaux de cartes proposés peuvent comprendre Visa, Mastercard et Diners Club, selon les options effectivement disponibles au paiement.
Le numéro complet de carte, le cryptogramme et les autres éléments sensibles d’authentification sont normalement traités directement par les prestataires de paiement et les établissements concernés. Les traitements du site portent généralement sur les références et informations limitées nécessaires à la gestion de la transaction.
2.5 Livraison et transport
L’acheminement en France peut nécessiter le nom du destinataire, son adresse, ses coordonnées, les caractéristiques du colis, le numéro de suivi et les informations de livraison ou d’incident.
USPS, DHL Express et FedEx font partie des transporteurs susceptibles d’intervenir. Les données qui leur sont communiquées sont limitées à ce qui est nécessaire à la livraison, au suivi, à un enlèvement ou au traitement d’une anomalie.
2.6 Retours, remboursements et garanties légales
Une demande peut nécessiter le numéro de commande, les articles concernés, la date de réception, les informations de retour, la description d’un défaut, des photographies ou vidéos disponibles et les statuts de remboursement, de réparation ou de remplacement.
Le motif d’une rétractation reste facultatif. Les éléments décrivant l’état de l’article servent à comprendre la demande et à organiser son traitement ; leur absence ne supprime pas automatiquement les droits légaux du consommateur.
2.7 Service client et réclamations
Les échanges peuvent comporter les coordonnées du demandeur, le contenu de sa question ou de sa réclamation, les informations de commande et les documents transmis pour résoudre un problème.
Les appels ne sont pas enregistrés sans information préalable et sans base juridique appropriée.
2.8 Appareil et navigation
La consultation du site peut générer des données techniques telles que l’adresse IP, le type d’appareil, le système d’exploitation, le navigateur, l’heure de visite, les pages consultées et les journaux d’erreur ou de sécurité.
Selon les technologies activées et les choix de l’utilisateur, des informations de navigation, de recherche, de panier ou des identifiants de cookies peuvent également être recueillis.
2.9 Préférences marketing et consentements
Lorsqu’un utilisateur s’abonne à des communications ou règle ses préférences de confidentialité, les données peuvent comprendre son adresse électronique, son statut d’abonnement, les choix exprimés, leur date et la version de l’information présentée.
Les retraits de consentement et certaines interactions avec les communications peuvent être enregistrés lorsque le traitement est légalement autorisé.
3. Origine des données
Les informations peuvent provenir directement de l’utilisateur, de l’utilisation du site ou des prestataires intervenant dans les services.
3.1 Informations communiquées par l’utilisateur
Les données sont notamment fournies lors de la création d’un compte, de la saisie des coordonnées de commande, d’un échange avec le service client ou d’une demande d’annulation, de retour ou de garantie.
Elles peuvent également être communiquées lors d’un abonnement ou du choix des préférences de cookies.
3.2 Informations recueillies techniquement
Certaines données proviennent des journaux du serveur, des cookies, du stockage local ou d’autres technologies de sécurité, de fonctionnement ou de mesure d’audience.
Les technologies soumises au consentement ne doivent être activées qu’après un choix valable de l’utilisateur.
3.3 Informations transmises par les prestataires
Les prestataires de paiement peuvent communiquer un résultat d’autorisation ou un statut de remboursement, et les transporteurs des événements de suivi ou de livraison.
Des outils de prévention de la fraude, d’assistance ou d’analyse peuvent également transmettre des résultats utiles à leurs fonctions, dans les conditions légalement applicables.
4. Finalités et bases juridiques
Chaque traitement doit reposer sur une base juridique adaptée à sa finalité. Selon l’opération, il peut s’agir de l’exécution d’un contrat, de mesures précontractuelles demandées par l’utilisateur, d’une obligation légale, du consentement ou d’un intérêt légitime apprécié au regard des droits des personnes.
4.1 Fonctionnement du site
Les données peuvent permettre l’affichage des pages, le maintien d’une session, la conservation du panier, la gestion de la connexion et la détection d’erreurs ou d’accès abusifs.
Les bases applicables peuvent être l’exécution du service demandé, les mesures précontractuelles, les obligations légales ou l’intérêt légitime à assurer le fonctionnement et la sécurité du site.
4.2 Création et gestion du compte
Les informations servent à créer le compte, authentifier les connexions, enregistrer les préférences et afficher les commandes.
Ces opérations reposent principalement sur le service demandé par l’utilisateur et, pour la sécurité, sur un intérêt légitime approprié.
L’achat d’articles ordinaires peut être effectué en tant que visiteur, sans création obligatoire d’un compte.
4.3 Enregistrement et confirmation de commande
Les données servent à vérifier les articles, les quantités, les montants et les coordonnées, à envoyer les informations de commande et à conserver les traces de la transaction.
Les bases peuvent être les mesures précontractuelles, l’exécution du contrat, les obligations comptables, fiscales ou de protection des consommateurs et l’intérêt légitime à prévenir la fraude.
4.4 Paiements et remboursements
Les traitements permettent de demander une autorisation, suivre un paiement, gérer un échec, effectuer un remboursement et traiter une contestation de transaction.
Ils peuvent reposer sur l’exécution du contrat, les obligations légales et les intérêts légitimes liés à la sécurité des paiements et à la défense des droits.
Certains établissements de paiement agissent comme responsables de traitements distincts pour leurs propres obligations réglementaires.
4.5 Annulation avant expédition
Les données permettent de retrouver la commande, vérifier sa préparation, tenter d’arrêter les opérations et traiter l’annulation ou le remboursement.
Les bases sont l’exécution et la gestion du contrat, la demande du consommateur et les obligations applicables en matière de protection des consommateurs.
4.6 Livraison et suivi
Les coordonnées et informations logistiques servent à expédier les articles, fournir le suivi, corriger une adresse et traiter un retard, une perte, un dommage ou une contestation de réception.
Ces traitements reposent sur l’exécution du contrat, les obligations légales et les intérêts légitimes nécessaires à la sécurité de l’acheminement et à la résolution des litiges.
4.7 Rétractation, retour et remboursement
Les informations permettent de recevoir la déclaration de rétractation, communiquer une adresse et une solution de retour, identifier les articles et calculer les sommes à rembourser.
Les bases applicables comprennent la gestion du contrat, les obligations françaises et européennes de protection des consommateurs et, lorsque nécessaire, l’intérêt légitime à établir ou défendre des droits.
4.8 Garantie légale de conformité
Les données de commande et de délivrance permettent d’examiner les demandes relevant de la garantie légale de conformité, notamment pour les défauts apparaissant dans les deux années suivant la délivrance, selon les conditions légales.
Elles peuvent servir à organiser une réparation, un remplacement, une réduction du prix ou une résolution du contrat lorsque leurs conditions sont réunies.
Ces traitements reposent sur les obligations légales, l’exécution du contrat et la défense des droits.
4.9 Assistance, réclamations et litiges
Les données permettent de répondre aux questions, examiner les réclamations et vérifier les événements de paiement, de livraison ou de retour.
Elles peuvent aussi être nécessaires à une médiation, une procédure judiciaire ou une demande d’une autorité compétente.
Les bases sont l’exécution du contrat, les obligations légales et les intérêts légitimes liés à l’assistance et à la défense des droits.
4.10 Prévention de la fraude
Des vérifications peuvent identifier une utilisation suspecte d’un compte, des incohérences dans les coordonnées, des commandes inhabituelles ou un paiement potentiellement non autorisé.
Le traitement repose, selon la situation, sur les intérêts légitimes liés à la prévention de la fraude et à la sécurité ou sur une obligation légale.
Les résultats susceptibles d’affecter sensiblement une commande peuvent faire l’objet d’un examen humain dans les conditions précisées à la section 11.
4.11 Comptabilité et obligations légales
Les données peuvent être utilisées pour établir et conserver les justificatifs, enregistrer les transactions, répondre aux demandes légales des autorités et gérer un audit ou un contentieux.
La conservation et la communication reposent alors sur les obligations applicables ou, lorsque pertinent, sur l’intérêt légitime à établir, exercer ou défendre des droits.
4.12 Analyse et amélioration du site
Si des outils de mesure d’audience, tels que Google Analytics, sont utilisés, ils peuvent servir à comprendre la fréquentation, le parcours de navigation, les difficultés techniques et le fonctionnement du processus d’achat.
Les traitements soumis au consentement ne sont réalisés qu’après son obtention. Le refus empêche l’activation des technologies d’analyse non nécessaires concernées.
Une exemption de consentement ne peut être invoquée que si toutes les conditions légales applicables sont remplies.
4.13 Communications commerciales
L’adresse électronique peut être utilisée pour envoyer des informations sur les articles, des nouveautés ou des offres lorsque l’utilisateur y a consenti ou qu’une exception légale autorise cet envoi.
Les confirmations de commande, messages de livraison, avis de remboursement et alertes de sécurité constituent des communications de service.
L’utilisateur peut arrêter les communications commerciales au moyen du lien de désinscription proposé ou en contactant le service client.
5. Données obligatoires et facultatives
5.1 Informations nécessaires au service
Le nom, les coordonnées de livraison, l’adresse électronique et les informations nécessaires au paiement sont généralement requis pour traiter une commande. Le téléphone peut être demandé lorsqu’il est nécessaire à la livraison ou à son suivi.
L’absence d’un renseignement indispensable peut empêcher la prise en charge de l’opération concernée, notamment le paiement, la livraison ou l’examen d’une demande après-vente.
Les champs obligatoires doivent être identifiables dans le formulaire correspondant.
5.2 Informations facultatives
L’abonnement marketing, l’accord aux cookies non nécessaires et certaines préférences ou informations complémentaires sont facultatifs.
Le refus de fournir ces données n’empêche pas de passer et de faire traiter une commande ordinaire.
6. Destinataires des données
L’accès aux données est limité aux personnes et organismes qui en ont besoin pour une finalité déterminée.
6.1 Personnes autorisées
Les personnes chargées des commandes, de l’assistance, de la comptabilité, de la logistique, des retours, de l’informatique ou de la sécurité peuvent accéder aux informations nécessaires à leurs missions.
6.2 Prestataires techniques
Des prestataires d’hébergement, de plateforme commerciale, de stockage, d’authentification, de maintenance, de sécurité ou d’envoi de messages peuvent intervenir dans le fonctionnement des services.
Leur accès doit correspondre aux opérations qui leur sont confiées.
6.3 Intervenants du paiement
Les données nécessaires peuvent être reçues par les prestataires de paiement, les établissements acquéreurs, les banques émettrices, les réseaux de cartes et les services de vérification ou de remboursement.
Leur qualité de sous-traitant ou de responsable distinct dépend de leur rôle réel.
6.4 Intervenants logistiques
Les destinataires peuvent comprendre USPS, DHL Express, FedEx et, lorsque nécessaire, les prestataires de stockage, d’acheminement ou d’enlèvement des retours.
Seules les informations utiles aux opérations concernées sont communiquées.
6.5 Conseils et autorités
Lorsque la situation le justifie, des données peuvent être transmises aux professionnels comptables, auditeurs, avocats, assureurs, juridictions, administrations fiscales ou autorités de contrôle et d’enquête.
Cette transmission doit reposer sur une nécessité et une base juridique appropriées.
6.6 Prestataires d’analyse et de marketing
Les données destinées à des outils d’analyse, de publicité ou de marketing sont communiquées après le consentement requis, sauf exception légalement applicable.
Les prestataires agissant pour notre compte doivent être soumis à des exigences appropriées de confidentialité, de sécurité et de protection des données.
7. Transferts hors de l’Espace économique européen
L’adresse de contact de Polvaken est située aux États-Unis. Certains prestataires peuvent également être établis hors de l’Espace économique européen ou accéder aux données depuis un pays tiers.
Lorsqu’un transfert soumis au RGPD intervient, il doit être encadré par un mécanisme approprié : décision d’adéquation, clauses contractuelles types accompagnées des mesures nécessaires ou autre mécanisme légalement applicable.
Le cadre de protection des données UE–États-Unis ne peut être utilisé que pour un destinataire effectivement couvert par une certification applicable. Sa mention ne signifie pas que chaque prestataire en bénéficie.
Des garanties complémentaires peuvent être nécessaires selon le pays, le destinataire et les risques du transfert.
L’utilisateur peut demander des informations sur les garanties concernant ses données à contact@polvaken.com.
8. Cookies et technologies similaires
Le site peut utiliser des cookies, du stockage local, des pixels ou d’autres technologies. Leurs conditions d’utilisation dépendent de leur fonction et des choix de l’utilisateur.
8.1 Technologies strictement nécessaires
Ces technologies peuvent assurer le panier, le paiement, la connexion, la conservation des choix de confidentialité et certaines fonctions de sécurité.
L’exemption de consentement est limitée aux technologies répondant aux conditions légales de nécessité.
8.2 Technologies fonctionnelles
Certaines technologies mémorisent une langue, une préférence d’interface ou l’état d’un formulaire.
Lorsqu’elles ne sont pas indispensables à une fonction expressément demandée, elles sont soumises au consentement requis.
8.3 Technologies d’analyse
La mesure d’audience peut porter sur les visites, les pages consultées, la navigation, le parcours d’achat et les erreurs techniques.
Le consentement est requis sauf si le traitement satisfait intégralement aux conditions d’une exemption applicable.
8.4 Technologies marketing
Les outils marketing peuvent mesurer une campagne, attribuer une conversion, gérer la fréquence d’affichage ou adapter un contenu publicitaire.
Ils ne sont activés qu’après l’accord requis de l’utilisateur.
8.5 Gestion des choix
L’outil de gestion des cookies permet, lorsqu’il est proposé, d’accepter ou de refuser les technologies non nécessaires, de choisir par catégorie et de modifier ou retirer un accord.
Le refus doit être aussi accessible que l’acceptation. Le retrait ne remet pas en cause la licéité des traitements réalisés auparavant sur la base d’un consentement valable.
Les détails figurent dans la Politique relative aux cookies.
9. Durées de conservation
Les données sont conservées pendant une durée liée à leur finalité, aux obligations légales et aux délais nécessaires au traitement des réclamations ou litiges.
9.1 Compte utilisateur
Les données du compte sont conservées pendant son utilisation, jusqu’à sa suppression ou jusqu’à ce que leur conservation ne soit plus nécessaire.
Les pièces de commande ou de comptabilité qui doivent rester disponibles peuvent être archivées séparément après la fermeture du compte.
9.2 Commandes et transactions
Les données de paiement, de livraison, de retour et de remboursement sont conservées pendant l’exécution des opérations, puis selon les obligations comptables, fiscales ou de protection des consommateurs.
Certaines pièces peuvent devoir être conservées pendant dix ans lorsque la loi impose cette durée. Celle-ci ne s’applique pas automatiquement à toutes les données de la commande.
9.3 Assistance et réclamations
Les échanges sont conservés le temps de répondre à la demande, puis pendant la durée justifiée par un suivi, une contestation ou la défense des droits.
9.4 Garanties légales
Les informations nécessaires sont conservées pendant le traitement des demandes et les périodes pertinentes de garantie et de recours, sous réserve des obligations ou besoins d’archivage applicables.
9.5 Marketing
Les données utilisées pour des communications commerciales sont conservées tant que cette utilisation demeure autorisée et nécessaire.
Après une désinscription, une information minimale peut être conservée pour respecter durablement l’opposition aux envois.
9.6 Cookies et analyse
Les durées applicables aux traceurs et aux données associées sont précisées dans la Politique relative aux cookies et les informations du dispositif de consentement.
9.7 Sécurité et prévention de la fraude
Les journaux et éléments de vérification sont conservés pendant une durée proportionnée aux besoins de détection, d’enquête et de prévention.
Une conservation complémentaire peut être justifiée par un incident ou une procédure en cours.
À l’issue de la durée applicable, les données sont supprimées ou anonymisées. Lorsqu’un archivage reste nécessaire, leur accès et leurs usages sont limités.
10. Sécurité des données
Les mesures de protection doivent être adaptées à la nature des données, aux opérations et aux risques.
Elles peuvent comprendre le chiffrement des transmissions par SSL/TLS, l’authentification, la limitation des accès, la minimisation des données, les sauvegardes, les journaux de sécurité et les procédures de réponse aux incidents.
Les intervenants autorisés et les prestataires doivent respecter les exigences de confidentialité et de sécurité correspondant à leur rôle. Les prestataires de paiement sont soumis aux exigences de sécurité applicables à leurs activités.
Aucun système ne peut garantir une absence absolue de risque. En cas de violation de données, les mesures d’investigation, de limitation et de notification requises par la loi doivent être mises en œuvre.
11. Vérifications automatisées et intervention humaine
Des outils automatisés peuvent repérer des paiements atypiques, des activités suspectes, des doublons ou des incohérences dans les données d’une commande.
Un signalement peut entraîner une suspension temporaire et des vérifications complémentaires.
Une décision produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne ne doit pas reposer exclusivement sur un traitement automatisé sans satisfaire aux conditions légales et fournir les informations et garanties requises.
L’utilisateur peut contacter le service client pour demander l’examen humain d’un résultat affectant sa commande et exercer les droits applicables.
12. Droits des personnes
Dans les conditions prévues par le RGPD, l’utilisateur peut demander l’accès à ses données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement ou la portabilité des données éligibles.
Il peut également s’opposer à certains traitements fondés sur l’intérêt légitime, retirer son consentement et exercer les droits applicables aux décisions automatisées.
L’opposition à la prospection directe peut être exercée à tout moment. Les données ne sont alors plus utilisées pour cette finalité.
Présentation d’une demande
Une demande peut être envoyée à contact@polvaken.com ou signalée au +1 (214) 654-8756.
En présence d’un doute raisonnable sur l’identité du demandeur, des renseignements proportionnés peuvent être nécessaires pour éviter une divulgation non autorisée.
Une réponse doit être apportée sans retard injustifié et, en principe, dans le mois suivant la réception. Une prolongation de deux mois supplémentaires est possible lorsque la complexité ou le nombre de demandes le justifie. Le demandeur doit être informé de cette prolongation et de ses raisons pendant le premier mois.
L’exercice des droits est normalement gratuit. Une demande manifestement infondée ou excessive peut, dans les conditions légales, donner lieu à des frais raisonnables ou à un refus motivé. Son caractère répété ne suffit pas, à lui seul, à justifier cette décision.
13. Réclamation auprès d’une autorité
Toute personne estimant qu’un traitement porte atteinte aux règles de protection des données peut saisir une autorité compétente.
En France, il s’agit notamment de la Commission nationale de l’informatique et des libertés, ou CNIL.
Contacter préalablement le service client peut permettre de résoudre une difficulté, mais cette démarche n’est pas obligatoire et ne limite ni la plainte auprès d’une autorité ni les recours judiciaires.
14. Données des mineurs
L’achat autonome sur le site s’adresse aux personnes disposant de la capacité juridique nécessaire.
Les services ne sont pas destinés à solliciter sciemment des commandes autonomes de mineurs ni à recueillir des données les concernant sans nécessité liée au service.
Un parent ou représentant légal peut signaler une transmission inappropriée à contact@polvaken.com. Après vérification, les mesures de suppression, de limitation ou de protection requises sont appliquées selon la situation.
15. Sites et services tiers
Des liens peuvent conduire vers un outil de suivi, un prestataire de paiement, un réseau social ou un autre service externe.
Lorsque ces intervenants déterminent leurs propres finalités et moyens de traitement, leurs opérations sont encadrées par leurs informations de confidentialité respectives.
L’utilisateur est invité à les consulter avant de transmettre des données sur ces services.
16. Articulation avec les politiques de vente
Cette politique couvre les traitements nécessaires à la commande, au paiement, à la livraison, à l’annulation, à la rétractation, au retour, au remboursement et à la garantie légale de conformité.
Chaque demande doit être traitée avec les données raisonnablement nécessaires à sa finalité.
Les conditions commerciales sont précisées dans les Conditions générales de vente, la Politique de paiement, la Politique de livraison, la Politique d’annulation de commande et la Politique de retours, remboursements et échanges.
Les questions de données personnelles relèvent de cette politique et du droit applicable, avec les précisions des Informations RGPD.
Aucune divergence entre les documents du site ne peut réduire les droits impératifs du consommateur ou les droits des personnes concernées.
17. Modifications de la politique
Cette politique peut être actualisée à la suite d’une évolution réglementaire, d’une modification des fonctionnalités, des prestataires, des outils de suivi, des méthodes de traitement ou des mesures de sécurité.
La version révisée est publiée sur le site avec sa date de mise à jour.
Lorsqu’un changement affecte sensiblement les droits des utilisateurs ou l’utilisation de leurs données, une information adaptée doit être fournie, par le site, par courriel ou par un autre moyen approprié. Un nouveau consentement est recueilli lorsque la modification le nécessite.